El Real Decreto sobre registro horario digital que prepara el Ministerio de Trabajo apunta a un giro relevante en la gestión del tiempo laboral. Durante una jornada del Consejo General de Economistas de España, el presidente del Consejo Español para el Registro de Jornada adelantó que la norma incluirá obligaciones todavía poco conocidas, entre ellas el uso de herramientas certificadas que garanticen la protección de los datos de cada empleado.
Desde que Trabajo anunció en octubre la actualización regulatoria, empresas y agentes sociales esperan un texto definitivo que despeje dudas. El borrador sometido a audiencia pública ya dejó claro que el modelo será íntegramente digital y que ampliará el control sobre los registros, lo que obliga a revisar cómo se almacenan, se comparten y se protegen los datos asociados a cada jornada.
Seguridad del dato como pieza central
La protección de la información será uno de los ejes del sistema. El CERJ avisó de que las plataformas utilizadas deberán cumplir criterios estrictos de seguridad y trazabilidad, ya que los registros estarán disponibles para representantes sindicales, inspección y empresa. Esto implica gestionar datos sensibles y registrar cada acceso sin excepciones.
Según las recomendaciones del propio Consejo, lo más prudente para las compañías es optar por herramientas con el Esquema Nacional de Seguridad en nivel alto, un estándar que refuerza las medidas para sistemas que tratan información delicada. La meta es asegurar que el registro sea fiable, accesible y coherente a lo largo del tiempo.
Qué deberán registrar las empresas
El sistema digital no se limitará a anotar entradas y salidas. La futura norma obligará a incluir pausas, tiempos de espera, tiempos a disposición de la empresa y si la actividad se realiza de forma presencial, itinerante o a distancia. Todo lo que no se marque como pausa contará como jornada efectiva, lo que elevará el nivel de detalle que deben mantener las empresas.
Entre los elementos que deberán figurar en cada registro destacan:
- Identificación única del registro
- Hora de inicio, fin y jornada teórica
- Tipo de jornada, completa o parcial
- Diferenciación entre horas complementarias y extra
- Información sobre quién registró, supervisó o accedió
- Historial de modificaciones solicitadas por el trabajador
Además, los sistemas automáticos quedarán excluidos. El fichaje deberá hacerlo siempre el trabajador, un cambio que obligará a revisar rutinas en muchos negocios.
El impacto del trabajo efectivo
La reforma también refuerza qué se considera tiempo de trabajo real. Tanto la Ley de control horario como el Estatuto de los Trabajadores indican que solo computan las tareas estrictamente laborales. Acciones como ordenar el espacio o preparar la salida quedan fuera. Con el nuevo registro, será más sencillo comparar la hora de fichaje con la actividad efectiva, y fichar sin trabajar podrá interpretarse como incumplimiento.
La Inspección de Trabajo tendrá acceso remoto a los registros, lo que facilitará detectar patrones anómalos o diferencias entre los fichajes y la actividad real.
La tecnología y la IA entran en escena
La expansión de herramientas digitales ha llevado a que muchas pymes busquen soluciones que simplifiquen el control horario y generen informes de uso interno. Firmas como Kronjop explican que la demanda se concentra en aplicaciones asequibles y con soporte directo. La empresa identifica tres prioridades constantes entre sus clientes:
- Automatización en la generación de informes
- Claridad inmediata en los datos
- Recordatorios inteligentes basados en IA
Con registros accesibles desde cualquier dispositivo, empresas y trabajadores deberán ajustar hábitos y procedimientos. La idea de fondo es evidente: el fichaje tendrá que alinearse con la actividad real, y el nuevo marco hará mucho más visibles las inconsistencias.
